3.5.2. SEGMENTO ASUNTO, INTERNOS Y CONTROL¶

En este segmento se podrá informar los siguientes campos:

1.- Campo Referencia Externa: Campo no obligatorio en el que se incluye información que el destino necesite conocer y el solicitante tenga esta información, por ejemplo datos tales como: matrícula de un vehículo, número de recibo cuyo importe se reclama, una referencia catastral, etc.....

2.- Campo Contacto del Usuario de Origen: Aquí se introduce el teléfono o email del usuario.

3.- Campo Tipo Anotación: Indica el motivo de la anotación(siguiendo la normalización definida en el BOE num182 de 30 de julio de 2011):

• Pendiente: Indica que el mensaje de datos de intercambio está pendiente de envío al sistema de intercambio y por tanto pendiente de la asignación de un identificador del intercambio para iniciar el proceso.
• Envío: Indica que el mensaje de datos de intercambio está en pleno proceso de intercambio, y por tanto ha partido desde la Entidad Registral de Origen, pero está pendiente aún de convertirse en registro en firme por la Entidad Registral de destino.
• Reenvío: indica que el mensaje de datos de intercambio es enviado de nuevo desde la Entidad Registral de destino a otra Entidad. La razón para el reenvío es, generalmente, que el destino indicado en el primer envío no corresponde. Cuando se da esta situación, la Entidad Registral de destino puede identificar la Entidad Registral de destino correcta y reenviarlo a ésta en lugar de RECHAZAR el envío que realizó la Entidad Registral Origen.
• Rechazo: Indica que el mensaje de datos de intercambio no ha sido aceptado por la Entidad Registral de destino.

4.- Campo Descripción del Tipo Anotación: Es una descripción libre asociada al Tipo de Anotación. En Reenvíos y Rechazos será obligatorio, y figurará en este campo el motivo de tales acciones.

5.- Campo Documentación Física: Indica si va acompañado de documentación física. Las consideraciones a tener en cuenta para asignar valor a este campo son:

• Acompaña documentación física(u otros soportes) REQUERIDA: indica que el mensaje de datos de intercambio debe ser tratado junto con documentación física necesaria para su trámite. Por tanto no se puede ACEPTAR o REENVIAR hasta que toda la documentación física requerida haya sido recibida en la Entidad Registral de destino. Si marcamos esta opción mostrará el siguiente mensaje:

Se utilizará esta opción también para aquellos casos en que NO se haya podido escanear toda la documentación aportada por el ciudadano en papel (por ser muy voluminosa, por ser un sobre cerrado con una oferta, por estar encuadernada, por ser un formato que no admite escáner) y por tanto NO se puede enviar electrónicamente. La documentación se enviará entonces en papel a la dirección postal de la Oficina de Registro Destino, acompañada del justificante del registro SIR como primera hoja del paquete de comunicación, para que a su recepción, la Oficina de Registro Destino pueda identificar a qué asiento corresponde dicha documentación y proceder a la Confirmación del mismo.

• Acompaña documentación física(u otros soportes) COMPLEMENTARIA: Indica que se envía documentación física que acompaña al mensaje de intercambio, pero no es estrictamente necesaria para su trámite, por tanto se podría ACEPTAR pero no se podría REENVIAR hasta que toda la documentación física haya sido recibida en la Entidad Registral de destino.

• NO Acompaña documentación física ni otros soportes: Opción por defecto. En este caso se podrá ACEPTAR o REENVIAR el intercambio en cuanto llegue a la Entidad Registral de destino.

¿Se pueden enviar registros mixtos papel-electrónico? NUNCA se enviará parte de la documentación en formato papel o cualquier otro soporte físico y parte en formato electrónico. Si no se pudiera digitalizar toda la documentación, se optará por enviar toda la documentación en papel.
En este caso, se deberá imprimir el justificante SIR desde Segmentos Anexos, una vez haya sido enviado el asiento SIR, como se muestra en el apartado Guardar y Enviar.

6.- Campo Indicador de prueba: Mostrará como opción por defecto “Normal”, pero podremos recibir un registro en nuestro organismo desde otro organismo con este campo relleno como: “prueba”, esto quiere decir que dicha entidad está en periodo de pruebas.