Viene regulado en los artículos 53 al 126 de la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común.
Es importante, en el ámbito de las administraciones locales, tener en cuenta también lo establecido en el Real Decreto 2568/1986, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Entidades Locales (artículos 146 a 195).
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla (artículo 70 de la Ley 39/2015).
El procedimiento se divide en cuatro fases, Iniciación, Instrucción, Finalización y Recursos que en el Tramita se han agrupado en tres: Presentación, Tramitación y Cierre.
Según el procedimiento legal cada fase se compone de diferentes trámites. En el tramitador electrónico cada uno de esos trámites administrativos conllevan la realización de diferentes tareas. Generalmente un trámite administrativo conlleva realizar varias tareas (realizar un acto administrativo, notificarlo…), algunas de ellas son trámites administrativos, otras no lo son en puridad y lo que hacen es recopilar información que facilita el trabajo a la persona que va a tramitar.
De todos los trámites que componen el procedimiento establecido en la Ley 39/2015 no hemos volcado, en el momento de puesta en marcha del expediente electrónico para el Procedimiento Genérico, los de información pública ni el de la fase de pruebas, importantes para otros procedimientos pero que entendíamos su uso era residual en un procedimiento genérico.
Como se puede comprobar cuando se entra en la aplicación, se han añadido dos tareas en este procedimiento en las fases de Tramitación y en la de Finalización con la denominación de Otra documentación. Éstos permiten a la persona que instruye colocar ahí documentación que no tiene cabida en ninguno de los otros apartados diseñados.
En la página Relación entre la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común y el Tramita se podrá comprobar cómo se ha realizado la correspondencia entre la ley y el programa.
Existe un manual sobre el funcionamiento genérico del Tramita al que se deberá consultar sobre las funcionalidades y manejo de la aplicación. No obstante, y en aras de la economía a la hora de consulta, se procede a realizar algunas anotaciones de determinados comportamientos del programa (tal cual se ha configurado).
Todas las tareas se clasifican en tres grupos, según las acciones que se puedan hacer en ellas:
Formularios. Se muestran como campos que hay que completar. Piden información sobre si se ha realizado o no un acto, suelen pedir una fecha y generalmente se les ha incluido un campo de Observaciones para anotar lo que se desee. Son importantes porque muestran una visión resumida de lo que va pasando en el expediente en la pestaña de Detalle del expediente.
Incorporar documento. Permite incorporar al Tramita un archivo alojado en el ordenador de la persona usuaria mediante el explorador del sistema operativo.
Lo ideal es subir archivos en PDF, por si se quiere su firma, registro o notificación. No obstante admite la subida de otra clase de archivos, por ejemplo de sonido, que aunque no podrán realizarse ninguna de las tres acciones mencionadas anteriormente (firma, registro y notificación) si permite que pase a la situación de finalizado, incorporándose normalmente al expediente (posibilidad que por ejemplo es muy útil en reclamaciones de la Junta Arbitral de Consumo en las que se aportan grabaciones).
Hay dos clases de archivos que se incorporan al expediente. Unos los debe hacer la persona que tramita, con la posibilidad de usar una plantilla como se ha indicará a continuación. Otros los incorpora automáticamente la aplicación, son los supuestos de los documentos que se generan cuanto se procede a notificar un acto. Es importante señalar que las notificaciones se van a realizar desde la unidad de Registro de la Diputación (hay un manual que indica el procedimiento a seguir en la sección de ficheros de la página Tramita.
Los archivos que genera e incorpora la aplicación son:
Certificación de rechazo de la notificación
Certificación de rechazo de la notificación por caducidad
Certificación de recepción de la notificación
Generar documento - Incorporar documento. Además de permitir las acciones descritas en el punto anterior, con el botón Generar documento el sistema genera un documento a partir de una plantilla definida para el tipo de trámite que se está realizando. Una vez el documento haya sido generado, se actualizará la pantalla mostrando el fichero generado, así como los botones Descargar y Editar.
El programa permite realizar cinco acciones con los documentos que se han incorporado, firmar, registrar, notificar, finalizar y eliminar. La información general de estas acciones se puede encontrar en el manual general del Tramita, indicándose aquí las peculiaridades que se han previsto para este procedimiento.
Firmar. En principio solo se van a habilitar como firmantes a las personas responsables (jefaturas) de los servicios y al Secretario General (y al accidental). Si hubiera que firmar un documento por una persona distinta a las habilitadas, el documento se pasaría a la aplicación del Portafirmas disponible en IPH (la intranet corporativa) y una vez firmado se subiría al Tramita en el trámite correspondiente.
Los actos que deban ser notificados serán firmados en primer lugar por la persona responsable del servicio que instruye el procedimiento y luego por el Secretario, nunca al revés. En concreto estos actos son:
B2. subsanación - requerimiento
C1. información del procedimiento escrito
D2. solicitud de informes - solicitud a otros servicios/organismos
E2. petición de información complementaría – petición a interesados/as
G2 trámite de audiencia - acuerdo de apertura
Importante. Los documentos que han sido firmados no se pueden eliminar del tramitador.
Registrar. Tanto los registros como las notificaciones las van a realizar la unidad de Registro adscrita a la Secretaría General. Hay que consultar al manual que describe el procedimiento.
Notificar. Los actos a notificar son:
B2. subsanación - requerimiento
C1. información del procedimiento escrito
D2. solicitud de informes - solicitud a otros servicios/organismos
E2. petición de información complementaría – petición a interesados/as
G2. trámite de audiencia - acuerdo de apertura
Importante. Los documentos que han sido notificados no se pueden eliminar del tramitador
Finalizar. Es una acción importante para ir completando los expedientes. Los documentos que no hayan sido firmados y/o registrados y/o notificados (una vez que se hace cualquiera de esta tres acciones el programa no deja eliminar ese documento, no haciendo falta que se le dé a la opción de finalizar, que automáticamente aparece desactivada) deben colocarse en la situación de finalizado para que podamos ir avanzando por las fases.
Eliminar. Como se ha explicado antes se podrán eliminar en cualquier momento los documentos salvo que se den alguna de estas circunstancias:
Que hayan sido firmados
Que hayan sido registrados
Que hayan sido notificados
Que se encuentren en la situación de finalizado