3.5.5. TRATAMIENTO DE LA DOCUMENTACIÓN ENTREGADA EN PAPEL¶

Cuando el documento sea presentado por un interesado, le será devuelto inmediatamente tras su digitalización, sin perjuicio de aquellos supuestos en que la norma determine la custodia por la Administración de los documentos presentados, en cuyo caso se remitirán al órgano competente de tramitación.

De este modo, la Oficina de Registro Origen NUNCA se quedará con la documentación; bien se la devolverá al ciudadano o a la Unidad de Tramitación Origen, bien la enviará a la Oficina de Registro Destino para su posterior envío a la Unidad de Tramitación Destino, según los casos siguientes:

1.- Si hemos seleccionado la opción 'NO ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA NI OTROS SOPORTES', es decir, se envía toda la documentación adjunta en formato electrónico:

a) En el caso general de que se haya hecho el envío de la documentación electrónicamente, el personal de la Oficina de Registro Origen devolverá al ciudadano toda la documentación en papel y le entregará el recibo de presentación generado que le servirá como justificante de la fecha y la hora de presentación del registro ante la Administración.

b) En los casos excepcionales de que se haga el envío electrónicamente, pero no se pueda o deba devolver al ciudadano la documentación en papel:

• Bien porque el procedimiento requiere que la documentación sea custodiada por la Unidad de Trámite Destino.

• Bien porque la Oficina de Registro Origen haya recibido la documentación desde una Oficina de Correos y por tanto no pueda devolverla al ciudadano. Este es un caso que se presenta con frecuencia cuando la documentación es enviada desde el extranjero.

En el caso de la documentación que llega a la Oficina de Registro Origen en papel por correo postal, se recomienda que se proceda del mismo modo, aunque proceda de otra Administración Pública, persona física o incluso persona jurídica obligada a relacionarse electrónicamente con la Administración. Será la Unidad de Tramitación Destino, en su caso, la que efectuará el requerimiento previsto en el artículo 68.4 LPA.

En estos casos, el personal de la Oficina de Registro Origen enviará también a la Oficina de Registro Destino toda la documentación en papel incluyendo como portada de la documentación física una copia del recibo de presentación. Además, deberá hacer constar esta circunstancia en el campo OBSERVACIONES.

2.- Si hemos seleccionado la opción ACOMPAÑA DOCUMENTACIÓN FÍSICA (U OTROS SOPORTES), caso en el que se envía la documentación adjunta en formato papel:

En caso de que no se haya podido realizar el envío de la documentación en formato electrónico y por tanto se envíe toda la documentación en papel u otro soporte físico a la dirección postal de la Oficina de Registro Destino, nunca directamente a la Unidad de tramitación destino (siempre que sea posible se recomienda utilizar correo certificado con acuse de recibo), incluyendo como portada de la documentación física una copia del justificante del asiento registral, para que a su recepción, se pueda identificar a qué asiento corresponde dicha documentación y pueda proceder a la Confirmación del asiento. La Oficina de Registro Destino será a su vez responsable de hacer llegar la documentación a su Unidad de Tramitación Destino.

RECOMENDACIÓN:

Con el fin de facilitar la gestión de la documentación en la Oficina de Registro Destino, el personal de la Oficina de Registro Origen podrá colocar en lugar visible del paquete o sobre que contiene el papel la inscripción siguiente: