Manual de uso de Portafirmas y Firma de Documentos¶

¡¡ importante !!¶

Normas para la generación de los PDF's de solicitud de licencias o permisos.

Para que los PDF's de solicitud de licencia o permisos y cualquier otro documento que tenga formulario, se firmen correctamente en Portafirmas, seguir los siguientes pasos:

1. Abrir el documento de solicitud de licencia o permisos (.odt de write) . Si no se tiene, se puede descargar en la zona de descarga de IPH, Recursos Humanos > Control de presencia.
2. Rellenar los campos.
3. Para generar el PDF, usar IMPRIMIR A PDF. No usar exportar a PDF, que mantiene los campos de formulario que dan problemas en Portafirmas.
4. Mandar a portafirmas el PDF generado.
5. Una vez firmado, descargar el informe de firma y verificar que toda la información esta correcta.

Introducción¶

Port@firmas es una herramienta informática que nos permite centralizar en un único punto todas las firmas electrónicas de documentos que se llevan a cabo en una entidad por parte de sus trabajadores.

La herramienta funciona de una forma parecida a un cliente de correo electrónico, estructurando sus contenidos en distintas "bandejas" según se trate de documentos recibidos, enviados, pendientes, etc. Pero, a diferencia de dichos clientes, los elementos tratados no son "correos electrónicos" sino "peticiones" y "firmas electrónicas".

Utilización de Port@firmas¶

Uso Básico¶

Un usuario realiza una petición de firma de un documento y la envía al responsable de la firma, que verifica el documento y lo firma.

Para realizar una petición de firma, en primer lugar, el usuario pulsará sobre el botón "Redacción". Rellenará los datos de la petición: A quién va dirigida la petición, el asunto, una referencia... y adjuntará un documento en PDF. Por último pulsará el botón "Enviar". En este momento la petición la tendrá en el apartado "Enviadas" con la etiqueta "Nuevo" o "Leído".

El usuario a quien va dirigida la petición de firma recibirá un correo electrónico informándole de que tiene una nueva firma pendiente. El usuario entrará en Port@firmas y en la carpeta "Pendientes" podrá consultar las peticiones de firma que le han sido enviadas y están en espera de revisión y firma. Pulsando sobre una petición concreta se pueden comprobar los datos de la petición. También se puede comprobar el documento enviado pulsando sobre el icono correspondiente.

Si todo está correcto, marcamos el cheeck de la petición y nos aparecerá el botón firmar, y los pulsaremos, seguidamente nos indica si deseamos escribir unas observaciones y volvemos a pulsar sobre "Firmar". En este momento nos solicita el Certificado con el que queremos firmar y se lo indicamos. Una vez realizada la firma, en el apartado "Terminadas" aparecerá la petición con un icono de estado Firmado.

El usuario que mandó la petición en este momento la tendrá en "Enviadas" con el estado en Firmado. Pulsando sobre la petición tendrá todos los datos y a la derecha del documento tendremos un menú con tres puntos que al desplegarlo nos ofrecerá los siguientes documentos:

• En el primero, puede ver el documento original enviado.
• El el segundo, tiene la firma, que es un documento XML no comprensible para el usario
• En el tercero, tiene el justificante de firma, que es el mismo documento original enviado, sólo que al final de cada página tiene un cajetín donde se indica el usuario que lo ha firmado, y un código de verificación con el que podemos comprobar la firma en Verifirma.

Multifirma en Cascada¶

Para que la petición sea multifirma, esto es, que un documento sea firmado electrónicamente por varios usuarios, simplemente, cuando se está rellenando la petición, se deberá indicar más de un usuario a quién irá dirigida. El orden en que se pongan los usuarios, será el mismo orden en el que se deberán firmar los documentos. Para comprobar que está elegida la opción "Cascada" se pulsará sobre "Avanzada" y aparecerá dos opciones que son Cascada y Paralela.

La firma del primer usuario firmante se realizará de la misma forma que en el caso de uso básico. Los siguientes usuarios firmantes tendrán la petición en el apartado "En espera" hasta que haya sido firmada por el usuario inmediatamente anterior, en cuyo caso pasará a la bandeja "Pendientes".

Para cada usuario que vaya firmando, la petición le pasará a "Terminadas".

Ahora en el justificante de firma aparecerá el mismo cajetín, con la diferencia que se indicarán todos los usuarios que han firmado.

Multifirma en Paralelo¶

El modo de utilización es el mismo que en el caso anterior, con la diferencia de que no existe un orden en los distintos firmantes de la petición.

Para comprobar que está elegida la opción "Paralelo" se pulsará sobre "Avanzada" y aparecerá dos opciones que son Cascada y Paralela.

En este caso todos los usuarios firmantes tendrán la petición de firma en "Pendientes" pudiendo firmar cada uno en cualquier momento sin nigún orden establecido.

Ahora en el justificante de firma aparecerá el mismo cajetín, con la diferencia que se indicarán todos los usuarios que han firmado.

Visto Bueno + Firma¶

Para hacer una petición de firma con visto bueno, debe de indicar al menos dos usuarios destinatarios de la petición. Pulsando sobre "Avanzada". Ahora nos aparecen los nombres de los firmantes que hemos elegido previamente, y la derecha tenemos una opción donde elegimos quién da el visto bueno y quién firma. El visto bueno nunca puede ser el último firmante.

El visto bueno se hará de una forma similar a la firma. Hasta que el usuario responsable del visto bueno no pulse sobre visto bueno, los siguientes usuarios tendrán la petición en espera

Devolución de una Firma¶

Cuando un usuario responsable de firma devuelve una petición, le aparecerá una ventana donde debe rellenar el motivo de la devolución. Una vez devuelta le aparecerá en "Terminadas" con el Asunto en estado "Devuelto".

El usuario inicial tendrá la petición en "Enviadas" con el Asunto en estado "Devuelto" y podrá consultar el motivo de la devolución en el histórico, conforme se despliega la petición".

Subida de Certificados a Port@firmas¶

Para subir un certificado al servidor de Port@firmas, pulsaremos sobre "Configuración" que se encuentra en la esquina superior derecha con el icono de las tres barras.

Una vez en configuración pulsaremos sobre la opción "Certificados" que encontraremos en la columna de la izquierda.

Aquí pulsamos sobre "Nuevo" eligiendo la opción "Portafirmas" que nos mostrará una nueva ventana donde subiremos nuestro certificado con la contraseña con la que fue exportado.

Las ventajas que supone subir nuestro certificado son las siguientes:

• Podemos firmar peticiones desde cualquier navegador y equipo, sin la necesidad de tener instalado nuestro certificado.
• La posibilidad de firmar desde dispositivos móviles sin la necesidad de tener el certificado instalado en el móvil
• No dependemos de terceras aplicaciones como Autofirma para poder realizar la firma.

Cambios respecto a la versión anterior¶

• Cambios visuales en el estilo.
• Cuando se redacta una petición y se buscan los firmantes, en la anterior versión sólo buscaba por un apellido o un nombre; y ahora se puede buscar por ambos apellido o nombre completo.
• En la nueva versión las peticiones se despliegan en acordeón, mostrando el documento en primer lugar.
• Para mirar los firmantes, ahora hay que pulsar en los puntos de la izquierda dentro de la petición y elegir la opción correspondiente.
• Los botones de "Firmar" "Devolver" y "Visto Bueno" solo aparecen cuando se hace check en la petición correspondiente.

Firma de Documentos¶

Otra aplicación relacionada con el Port@firmas es la denominada "Firma de Documentos" o "Autofirma".

Esta aplicación nos permite realizar la firma electrónica de un documento y obtener su informe de firma sin necesidad de realizar todo el proceso descrito en el ejemplo de uso básico del Port@firmas. De este modo, un usuario puede realizar una firma en un solo paso, y utilizar el informe de la firma del documento para enviarlo posteriormente a un tercero o imprimirlo en papel.

Para acceder a la aplicación, una vez validados en la Intranet Corporativa, desplegamos el menú "Adm. Electrónica" y pulsamos en la opción "Firma de Documentos".

Una vez cargada la página, pulsamos el icono a la derecha de "Documento a firmar" y elegimos el documento que se desea firmar. En este caso se podrán firmar documentos de los siguientes tipos:

• Documentos PDF
• Word (doc, docx)
• Excel (xls, xlsx)
• Open Office Writter (odt)
• Open Office Calc (ods)
• Imágenes (jpg, png)

Después de pulsar el botón "Enviar", el navegador le dirigirá a Port@firmas. Se irán sucediendo automáticamente los pasos hasta que se le pida su certificado.

Por último le aparecerá un enlace dónde puede descargarse el justificante del documento ya firmado.