e-POL es una aplicación multientidad o multiorganismo. Es decir, una misma instalación podrá dar servicios a distintas Jefaturas de Policía Local de distintos municipios, trabajando cada una de ellas de forma totalmente autónoma e independiente.
La multientidad en e-POL permite una funcionalidad distinta dependiendo: a) del perfil del usuario que entre; b) de la entidad -u organismo- con la que quiera trabajar.
Un usuario podrá tener permiso de acceso a distintas entidades. En cada una de ellas trabajará conforme al perfil que le sea asignado.
La multientidad facilita que un mismo usuario pueda ver distintos menús e-POL dependiendo del organismo con el que entre a trabajar, apareciéndote sólo las opciones permitidas para ese usuario en ese organismo.
Con los perfiles se pretende hacer una primera agrupación de los usuarios conforme a sus privilegios e-POL. No obstante, puede haber algunos privilegios que se solapen con distintos perfiles.
Los perfiles considerados son:
En todo momento, en e-POL sólo hay un formulario activo con el que se puede trabajar. Todos los formularios son llamados de forma “modal”, es decir, ponen por delante al nuevo formulario llamado y colocan por detrás al formulario actual, velando su imagen para indicar así que no es accesible.
A continuación se comentan los distintos tipos de formularios -pantallas- con los que se podrá trabajar en e-POL.
Formulario plano. Es el formulario habitual de trabajo con campos distribuidos por la pantalla con los que poder manipular la información. En un momento dado sólo se visualiza la información de un registro.
Formulario plano multipestaña. A veces las pantallas se quedan pequeñas para que aparezca toda la información necesaria. Esto obliga a tenerla que agrupar por bloques y distribuyéndola en pestañas. Todo funciona como si al mismo tiempo se trabajara con varias pantallas a la vez, pudiendo ser cada una de ellas de un tipo diferente.
Formulario tabla. Es el formulario habitual para el mantenimiento de datos auxiliares en el que aparece una tabla con columnas que, generalmente, suelen ser del tipo código y descripción. Aunque se visualizan varios registros, sólo se podrá modificar la información de uno en uno. En la tabla podrán aparecer columnas en las que sus celdas contengan botones, que al pulsarlos puedan realizar funciones concretas con el registro de la fila actual, como por ejemplo borrar, seleccionar, etc.
Formulario tabla con selección. En este caso los datos de la tabla podrán ser cargados después de seleccionar los criterios de búsqueda en los campos que aparecen en la parte superior, realizando así una selección previa a la carga de datos en la tabla.
Formulario plano con tabla. El formulario plano aparece en la parte superior y la tabla en la inferior. El formulario plano visualiza los datos del registro actual de la tabla. Este tipo de formulario es el que suele aparecer después de realizar una consulta en un formulario plano.
Formulario jerárquico. Este formulario permite trabajar con una información con estructura arborescente jerárquica, es decir, similar a la que aparece en el explorador de windows pero realizando el movimiento y la selección a través de campos desplegables. El árbol está formado por nodos de distintos niveles. Al seleccionar un nodo de primer nivel aparecerá un desplegable para poder seleccionar un nodo de segundo nivel que cuelga de él.
Para evitar posibles confusiones, adelantamos que con la expresión “formulario modelo” aquí se hará referencia a un documento realizado con un procesador de textos, no a una pantalla de la aplicación.
Barra de botones.
Se ha pretendido conservar tanto la funcionalidad como la apariencia general de la barra de botones superior que aparece en todos los formularios e-POL, aunque en alguno de ellos puedan aparecer otros botones adicionales distribuidos por el interior del formulario.
Información siempre actualizable.
La información siempre es actualizable. Al igual que ocurre cuando se abre un documento con un procesador de textos, aquí la información que se está visualizando es siempre actualizable. Al pulsar el botón guardar se realizan las comprobaciones necesarias, y si son conformes se guarda la información.
Generalidades de los campos e-POL.
Consulta inmediata en los campos clave.
Al pulsar la tecla tabulador después de introducir un valor en un campo clave se realiza una consulta inmediata de forma que si hay algún registro ya dado de alta con esa clave entonces se carga en el formulario la información de dicho registro, realizándose así una consulta inmediata. Si el campo es la clave principal del formulario, al tabulas se carga toda la pantalla con la información de ese registro.
Botón mantenimiento auxiliar. 
Este botón podrá aparecer junto a campos del formulario permitiendo acceder a la pantalla de mantenimiento auxiliar asociada con él, permitiendo así realizar una búsqueda o una manipulación de la información necesaria. Todos los formularios planos incorporan este botón en los campos necesarios para poder realizar de forma cómoda la introducción de datos.
Campo principal.
Aparece subrayado el literal de los campos que identifican en su totalidad o en parte la información que se muestra en el formulario. Suelen ser campos tipo código o clave que identifican la información. Formalmente se denominan “claves primarias”.
Campo con selección. 
Permite seleccionar un valor de la lista que aparece al pulsar la pestaña derecha .
Campo con almanaque. 
Son campos en los que se debe introducir una fecha. Esto siempre se puede realizar de forma manual ajustándose al formato habitual “DD/MM/AAAA”, donde DD son dos dígitos del día, MM son dos dígitos del mes, AAAA son cuatro dígitos del año. Los caracteres “/” son obligatorios, así como el tener que introducir todos los dígitos hasta los segundos inclusive.
Para facilitar esta labor, los campos fecha incorporan al lado el botón almanaque. Si el campo estaba relleno con una fecha, aparece la hoja de su mes, marcándose el día en rojo. Si el campo no tenía fecha la hoja que aparece es la del mes actual y se marca el día de hoy. Para cambiar de mes o de año hacer clic en las flechas correspondientes.
Campo NIF.
Normalizado/Sin normalizar. Estos dos campos que pueden aparecer al lado del campo NIF permiten seleccionar el formato que va a tener dicho campo. El formato normalizado obliga a que el NIF tenga 8 dígitos y una letra, comprobando que ésta es la correcta. El formato sin normalizar permite introducir 10 caracteres cualesquiera.
Campo CIF.
Normalizado/Sin normalizar. Estos dos campos que pueden aparecer al lado del campo CIF permiten seleccionar el formato que va a tener dicho campo. El formato normalizado obliga a que el CIF tenga 9 dígitos sin guiones intermedios y con una estructura correcta. El formato sin normalizar permite introducir 12 caracteres cualesquiera.
Campo matrícula. 
El primer campo es una bandera que indica la nacionalidad de la matrícula del vehículo, por lo que siempre por defecto será la de España. Se pueden introducir matrículas de otras nacionalidades, pero el usuario deberá seleccionar la bandera del país correspondiente, o seleccionar “Sin País”, si no la sabe..
Nueva/Antigua/Sin normalizar. Permite marcar el tipo de matrícula que se va a introducir, para poder realizar así las comprobaciones correspondientes. Tomando como nomenclatura: “N” para un carácter numérico y “A” para uno alfabético, los formatos de las matrículas podrán ser:
EAANNNNAA - Matrícula antigua, como por ejemplo: ESE1234DJ.
ENNNNAAA - Matrícula nueva, ejemplo: E1234BCD.
“Cualquier cadena de caracteres” - Matrícula sin normalizar.
Formularios modelos.
Como ya es sabido, con la expresión “formulario” se hace referencia a la pantalla de una aplicación, mientras que con la expresión “formulario modelo” se hace referencia a un documento realizado con el procesador de textos OpenOffice, que es con el que trabaja e-POL. Estos documentos podrán tener:
a) Información fija. De tipo texto, imágenes, cabecera, pié de página, etc.
b) Información variable. Campos que serán cargados desde la base de datos.