# 12 Informes y Expedientes Desde éste módulo de la aplicación se permite gestionar y definir todo tipo de Informes y documentación, que sea propia de ePOL y de las tareas policiales, pero que no se encuadre en ninguno de los módulos anteriores (Multas, Sanciones Administrativas, Denuncias Judiciales, Servicios, etc.). También se permitirá organizar los informes por categorías, y utilizar las plantillas de OpenOffice predefinidas de este módulo para la generación delos citados informes. El menú de este módulo es el siguiente: ![Menú](picture684-1.png) ## 12.1 Gestión de Informes / Expedientes Desde esta pantalla se podrá realizar un mantenimiento de Informes y Documentación adicionales al resto de documentos propios del sistema ePol. La idea es registrar aquí cualquier tipo de documentación, que no tenga nada que ver con el resto de documentación predefinida, pero que sea necesaria para el desempeño de las labores policiales, por ejemplo, informes sobre actuaciones policiales concretas, informes para Alcaldía y Concejalías, etc. El tratamiento de los “informes y documentos” se realizará como el tratamiento de un expediente similar al de denuncias judiciales de e-POL, siendo su peculiaridad principal la simplicidad del formulario donde se introduce la información, que sólo incorpora los campos tipo de documento, fecha del documento y observaciones, tal y como aparece abajo. ![InformesyDocumentos](picture684-2.png) ***Informe / Documento.*** Es la clave principal del formulario e identifica de forma unívoca cada Informe. Campo de sólo lectura. Tiene el formato estándar siguiente: **in / número / año** * in: identifica que el expedientes es del tipo Informe / Documento. * número: es el número que le asigna el sistema –tomado de un contador consecutivo según el año- cuando se da de alta el informe * año: es el año del expediente. El usuario no puede asignar un número de expediente, es el sistema el que lo asigna al pulsar el botón guardar después de introducir los datos de un nuevo expediente. ***Doc. Generado.*** Campo sólo lectura de tipo check, que indica si el Documento ha sido ya generado a partir de las plantillas predefinidas, en cuyo caso este campo aparecería marcado. Para generar el documento véase el apartado *“Asociar Documentación --> Informe”*, que se explica más adelante. ***Tipo:*** Campo con selección, que se carga con los datos registrados desde la pantalla de Mantenimiento de *“Datos Auxiliares --> Tipos de Informes y Documentos”*. Representa el grupo de Informes / Documentos, dentro de la que se enmarca la actual. ***Fecha.*** Fecha para la que se elabora el informe. Permite seleccionarla de un campo “Calendario”. ***Observaciones.*** Campo observaciones para reflejar un resumen del documento, o la información que se considere pertinente. Los botones generales, de la pantalla de Gestión de Informes tienen el siguiente significado: ***Nuevo.*** Al pulsarlo se limpian todos los campos de pantalla, para dar de alta un nuevo Informe o Documento. ***Guardar.*** Graba todas las modificaciones realizadas en los datos generales del Informe. ***Eliminar.*** Previa confirmación, permite borrar el Informe, y todos sus ficheros asociados. Opción sólo disponible para Administradores. ***Ayuda.*** Se accede a la ayuda on-line de ePol. ***ASOCIAR DOCUMENTACIÓN.*** Despliega el menú para añadir ficheros externos o documentos a la información propia del informe. Permite también generar el Informe en OpenOffice, a partir de una plantilla predefinida en el aptdo. *“Administración --> Gestión de Plantillas de Documentos --> Originales --> Informes y Documentos”* y editarla. Para más información véase el siguiente apartado denominado *“Documentación asociada a la Gestión de Informes”*. ***Buscar.*** Abre la pantalla para visualizar los informes o documentos existentes. La pantalla es la siguiente: ![Buscar](picture18-1.png) ***Refrescar.*** Permite consultar informes y documentos por los criterios de búsqueda introducidos por pantalla. Los registros resultantes se muestran en la tabla inferior, permitiendo al usuario seleccionar uno para editarlo. ***(Seleccionar).*** Permite seleccionar una persona para editar su información, en la pantalla de Gestión de Informes. ***Imprimir en PDF.*** Abre un listado en formato PDF mostrando toda la información de pantalla. ## 12.2 Documentación asociada a la Gestión de Informes La gestión de Informes policiales puede llevar asociada una documentación suficientemente extensa. El botón *Asociar documentación* permite añadir a una orden toda la documentación que se estime oportuna, pudiéndole anexionarse un número variable de ficheros que puedan ser tratados por el ordenador, tales como: texto, hoja de cálculo, imágenes, vídeo, sonido, etc. Al hacer clic sobre este botón se despliegan las siguientes opciones: * Informe * Ficheros externos Para poder imprimir un documento se deberá realizar el procedimiento siguiente: **1** Bien: a) entrar en el formulario, rellenar los campos necesarios y pulsar guardar. Se asignará un número de expediente con un número correlativo dentro del año del día de la fecha, y con la estructura habitual in / número / año; o bien b) introducir un número de documento -de expediente- existente. **2** Si no está generado el documento, al pulsar el botón asociar documentación se desplegarán las opciones siguientes: ![menú2](picture18-2.png) Con las que poder: bien crear el documento; bien asociar documentación adicional a ese documento. Al pulsar el botón crear, deberá aparecerá un menú de selección de documentos. ![menú3](picture18-3.png) El menú de plantillas disponibles con las que se puede generar un informe, se corresponde con las que se hayan definido en la pantalla *“Administración → Gestión de plantillas de documentos → Originales --> Informes y Documentos”*. Al generar un documento, el fichero se nombrará de forma similar a un atestado, pero iniciando con las letras “in”. **3** Si ya está generado el documento, entonces al pulsar el botón asociar documentación se desplegarán las siguientes opciones: ![menú4](picture18-4.png) Con una funcionalidad similar a la de denuncias judiciales. **4** También se podrán anexionar cualquier tipo de información, con el menú de Ficheros Externos, de forma similar a cómo se hace en el resto de la aplicación. Para **anexionar documentación a un Informe** se puede seleccionar entre: **1** Utilizar la documentación que viene con e-Pol. **Aconsejable para estandarizar así la utilización de las plantillas**. En este caso ver el funcionamiento de la pantalla *“Administración --> Gestión de Plantillas de Documentos”*, donde se pueden personalizar las plantillas predefinidas para ePol, entre ellas la de los Informes / Documentos **2** Utilizar la documentación realizada por el usuario, realizándose su gestión siempre con la tercera opción “Ficheros Externos” del botón anterior, siendo el usuario responsable de su definición, mantenimiento e incorporación. A partir de ahora se describe el funcionamiento cuando se ha elegido la opción 1. para trabajar con la documentación que viene con e-Pol Los documentos están realizados en OpenOffice.org 2.0, o superior. En e-Pol se trabaja con dos tipos fundamentales de documentos que se caracterizan porque: En ellos pueden aparecer zonas de intercambio de información que se marcan con expresiones del tipo “$$número$$”, donde número es el número del campo del expediente se trate según la -ver formateado de los documentos con descarga-. Por ejemplo, donde aparezca en el documento original $$5$$, será sustituido por el número de carnet profesional del instructor. Por otra parte, en los documentos pueden aparecer campos de entrada de OpenOffice.org, es decir, zonas con una descripción con color de fondo gris -que en e-Pol se ha encerrado entre “<< >>” para poder identificarlas bien en la impresión, pues el color de fondo no sale al imprimirlos- y que al hacer clic sobre ellas aparece un panel donde poder introducir el campo. Por ejemplo, cuando aparezca <>, al hacer clic sobre esta zona aparece un panel de la forma: ![Entrada](picture169-1.png) Al sustituir lo que aparece aquí por el nombre y apellidos del detenido y pulsar el botón aceptar, se realiza esta misma acción en el documento que se está editando, consiguiendo de esta forma el introducir la información de forma guiada y sencilla. **NOTA IMPORTANTE.** Para que funcione adecuadamente los listados en OpenOffice.org 2.0 o superior hay que configurar la seguridad de las macros a bajo nivel, siguiendo los pasos siguientes: **1.** Seleccionar en las opciones desplegables de arriba Herramientas / Opciones... **2.** En el panel izquierdo seleccionar OpenOffice.org / Seguridad y pulsar el botón Seguridad de macros... que aparece a la derecha. **3.** Y seleccionar bajo en el nuevo panel que aparece. **INFORME (Documento físico del Informe)** Mediante esta opción de menú, se puede acceder al documento que se genera en OpenOffice con los datos del Informe. Dicho documento es un escrito donde se refleja cualquier tipo de información relevante durante el trabajo realizado por la policía local, y que no se encuadre dentro de ningún otro módulo de la aplicación Toda esta información se descargará desde pantalla al documento del Informe orden, cuando se pulse la opción *“Asociar Documentación --> Informes --> Crear”*. En ese momento se creará el documento físico del Informe policial. **Creación del documento** Acción asociada a programas externos del tipo procesador de texto). Se describe para el caso de OpenOffice.org, ya que los formularios están realizados con este procesador de textos. Selección con el botón Asociar documentación para crear el documento. Inicialmente el menú para la gestión de documentación, al que se accede desde el botón “Asociar Documentación” es el siguiente. ![MenúInforme](picture529-1.png) Cuando se pulse el botón Crear, se generará la orden, descargando en la Plantilla OpenOffice seleccionada la información de pantalla. Los Informes que tienen el campo “Doc Generado” en blanco, es que no tienen generado todavía el documento físico. Al generar dicho documento se realizan de forma automática los pasos siguientes: Se capturan los datos necesarios del expediente. Se abre el OpenOffice con la plantilla del Informe. Se sustituyen las zonas marcadas con “$ $número$$” conforme la descarga realizada. Y, por último, se posiciona el cursor en la última página. Y, por último, de forma manual, se va haciendo clic en los campos de entrada marcados con fondo gris, si los hubiese, introduciéndose así los datos necesarios de forma guiada. Al seleccionar un documento desde el explorador de windows debe aparecer el OpenOffice.org con el documento editado. Luego, cuando cerremos de escribir el documento, aparecerá un panel para aceptar o cancelar el documento generado. Sin embargo, a veces, en lugar de aparecer el OpenOffice.org aparece directamente el panel, esto se debe a que el OpenOffice.org se ejecuta por detrás y hay que ir a buscarlo antes de pulsar los botones Aceptar o Cancelar. Para buscar la ejecución de OpenOffice.org hay que hacer clic en su icono que aparece abajo en la barra de estado -donde está Inicio-, o bien pulsando las teclas Alt+Tab hasta encontrar el icono apropiado. Esto no es un error, pero no se debe de pulsar ninguno de estos botones antes de realizar lo necesario en el OpenOffice.org. A continuación se muestra un ejemplo la plantilla de Informe, y del documento generado. Plantilla de Informe ![PlantillaInforme](picture529-2.png) Ejemplo del documento generado ![InformeGenerado](picture529-3.png) **Trabajo con un Informe creado** Editando una orden en pantalla que tiene generado ya su documento, es decir, con el campo “Doc Generado” marcado. Al pulsar el botón Asociar documentación desde cualquier pestaña aparecen el siguientes desplegable: ![Desplegable](picture529-4.png) que permite realizar las siguientes tareas con la orden. ***Editar.*** (Acción asociada a programas externos del tipo procesador de texto). Abre la orden para poder ser modificada y guardarla en local (en el pc del usuario). Hay que tener en cuenta que el informe se abre en un documento OpenOffice con un nombre y código determinado, para que el usuario lo visualice y lo modifique si lo considera oportuno. ***Actualizar.*** (Acción asociada a programas externos del tipo procesador de texto). Está opción es necesaria, para que las modificaciones efectuadas en local, sobre un Informe, con la opción “Editar”, queden reflejadas en dicha orden, en el servidor de la aplicación, y la orden sea actualizada correctamente. Al pulsar esta opción se muestra la siguiente pantalla. ![Actualizar](picture529-5.png) Mediante el botón Examinar debemos seleccionar la carpeta local de nuestro pc, donde hemos guardado la orden (por ejemplo: C:\Mis Documentos\ in20080000002odt). Una vez adjuntado el documento, se pulsa el botón Guardar, y la orden modificada quedará anexionada al expediente de pantalla. ***Borrar.*** Tras pedir confirmación, elimina el documento OpenOffice del informe, limpiando el campo “Doc Generado”, de pantalla. **FICHEROS EXTERNOS** Al seleccionar esta opción aparece la tabla con los documentos anexionados al informe. La pantalla que aparece, en la que se muestran los documentos anexionados al expediente y se permite, editarlos, crearlos o borrarlos, es la siguiente: ![Externos](picture529-6.png) ## 12.3 Datos Auxiliares Mantenimiento de los datos auxiliares para el módulo Gestión de Informes. Cómo datos auxiliares de este módulo sólo tendremos los distintos Tipos de Informes o Documentos que nos servirán para agrupar o categorizar los propios informes. os datos auxiliares de este módulo son propios de los usuarios con el perfil “Administrador Local” (Jefe de policía), no obstante se puede dar permiso a esta pantalla para los “Usuarios Finales” (agentes y resto de personal de la jefatura). ### 12.3.1 Tipos de Informes y Documentos Pantalla donde se pueden definir los distintos tipos o categorías de Informes y Documentos de la Policía Local. ![TiposInformes](picture529-7.png) Formulario tabla general del tipo código+descripción.