Una vez que se han eliminado todos aquellos elementos que impidan la digitalización directa de la documentación, el personal de la Oficina de Registro Origen procederá a digitalizar cada uno de los documentos presentados de forma individual, sin agruparlos, con el fin de facilitar su tramitación en el destino.
1.- El personal del registro deberá elegir entre las opciones “blanco y negro” o “color” en función de la naturaleza del documento, prestando especial atención a la presencia de logotipos, subrayados, sellos de tinta, códigos de colores, etc. que existieran en el documento. En caso de que la información a color del documento no genere efectos jurídicos, podrá escanearse la documentación en blanco y negro.
En caso de duda sobre la naturaleza de la información a color del documento, se recomienda el escaneo a color.
2.- La digitalización se realizará preferentemente con una resolución de 200 ppp y en formato de salida pdf, aunque puede admitirse cualquier formato incluido en la Norma Técnica de Interoperabilidad del Catálogo de Estándares a excepción de algunos formatos susceptibles de contener archivos con virus o formatos no permitidos como por ejemplo:.zip, .rar
En el caso de que la imagen digital resultante no sea óptima, podrá ajustarse para su mayor legibilidad (contraste, reorientación, eliminación de bordes, etc.) utilizándose el software disponible.
3.- Una vez escaneado, el personal de la Oficina de Registro Origen comprobará que:
- El número de páginas resultante en el fichero coincide con el número de páginas presentadas por el ciudadano.
- La resolución es adecuada y la imagen es legible y fiel al documento en papel.
Esta comprobación es similar a la que se venía realizando en papel para el proceso de compulsa.
RECUERDA que cuando los documentos presentados estén en mal estado y no sea posible realizar una imagen digitalizada legible, se enviarán en papel a la Oficina de Registro Destino.
Actualmente los límites establecidos para cada anotación registral son: 5 documentos anexos con un máximo de 10 MB cada uno, no pudiendo superar los 15 MB en conjunto. Se trabaja en ampliar dichos límites.
1.- Una vez digitalizada toda la documentación, el personal de la Oficina de Registro Origen conocerá:
2.- De este modo, si la documentación presentada supera los límites antes mencionados, el personal agrupará la documentación en varios registros sucesivos. RECUERDA que en este caso, se procederá de la siguiente manera:
- Deberá anotarse entonces en el campo RESUMEN que se trata de un PARCIAL Y DE X, donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto. Si por ejemplo tuviera que realizar el envío mediante dos registros sucesivos:
- En el primer registro se añadirá al RESUMEN la etiqueta PARCIAL 1 DE 2.
- En el segundo registro se añadirá al RESUMEN la etiqueta PARCIAL 2 DE 2.
- Asimismo, en el campo OBSERVACIONES se indicará REGISTRO CONTINUACIÓN DEL ANTERIOR así como el número del primero de los sucesivos registros para una identificación más fácil.
Estas acciones permitirán que el personal de la Oficina de Registro Destino identifique fácilmente si la documentación se envía en uno o varios registros (asientos).