Antes de CONFIRMAR cada uno de los registros recibidos, se realizarán las siguientes comprobaciones:
1.- En primer lugar, la Oficina de Registro Destino comprobará si la solicitud, escrito o comunicación recibida está dirigida a alguna de las unidades del centro directivo al que está adscrita nuestra Oficina.
Si es así, y tras las restantes comprobaciones que se enumeran en los siguientes apartados, se podrá confirmar el Asiento Registral.
En caso contrario, se comprobará:
- Si la Unidad destinataria de la documentación está conectada a SIR, en cuyo caso deberá realizar un REENVÍO a esa Unidad.
- Si la Unidad destinataria tampoco estuviera conectada, pero sí lo estuviera un órgano jerárquicamente superior, se reeenviará a dicho órgano, que será el responsable de hacer llegar la documentación a la Unidad de Tramitación Destino competente.
- Si tampoco fuera así, se podrá realizar un RECHAZO al origen, indicando dicho motivo.
NOTA: Recuerda que los registros sólo podrán ser rechazados, si:
- Están dirigidos a Administraciones no integradas en SIR.
- No se conoce o no se puede deducir el destino al que están dirigidos.
- La documentación anexa está incompleta, errónea o defectuosa.
2.- El personal de la Oficina de Registro Destino se cerciorará si la documentación llega en formato electrónico, en formato Papel o por ambos canales. Esto lo podemos comprobar en el campo ‘Documentación Física” en la pantalla de datos detallados del registro:
Si en el campo OBSERVACIONES se señala que la documentación también se enviará en papel, es decir, la documentación llega por duplicado en ambos formatos, también podrá continuar la tramitación por vía electrónica, sin esperar a que llegue la documentación en papel. Es recomendable que al enviar la documentación electrónica a la Unidad de Tramitación Destino, el personal de la Oficina de Registro Destino pueda informar que posteriormente se enviará la documentación en papel para su custodia.
Si se informa en este campo el valor 'Acompaña documentación física Complementaria', se podrá seguir el trámite en la Unidad de Tramitación Destino, pero no se podría REENVIAR hasta que haya sido recibida toda la documentación física en la Entidad Registral de Destino.
Si se informa en este campo el valor 'Acompaña documentación física Requerida', cualquier operación por parte de la oficina receptora sobre el asiento intercambiado debe esperar a que llegue FÍSICAMENTE dicha documentación en PAPEL.
¿Qué hago si transcurren varios días hábiles desde la recepción electrónica del documento justificativo de registro de entrada en la Oficina de Registro Origen, y no acabo de recibir la documentación correspondiente en papel?
Me pondré en contacto con la Oficina de Registro Origen para cerciorarme del estado del envío:
- Si el envío está en camino de forma correcta, esperaré a su recepción antes de continuar con la tramitación y, en los casos oportunos, haré constar a la Unidad de Tramitación Destino que existen entradas de solicitudes, escritos, etc., pero que aún no se ha recibido la documentación.
- Si por error, la documentación en papel se hubiera dirigido a otra dirección, será la Oficina de Registro Origen la responsable de realizar las actuaciones necesarias para recuperar la documentación y hacérmela llegar.
- Si por error, el envío en papel se hubiera realizado directamente a la Unidad de Tramitación Destino, esta última será la responsable de comunicármelo formalmente bien de oficio, bien a petición propia para poder cerrar el asiento.
3.- Se comprobará si el envío es único o por el contrario forma parte de un bloque de documentación enviado en varios registros sucesivos. Si fuera así, esto vendrá indicado en el campo RESUMEN con la anotación PARCIAL Y de X, donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto.
Si, por ejemplo, recibiera un envío mediante dos registros sucesivos:
- En el primer registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 1 DE 2.
- En el segundo registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 2 DE 2. Asimismo, en el campo OBSERVACIONES vendrá indicado REGISTRO CONTINUACIÓN DEL ANTERIOR.
IMPORTANTE: No se confirmará, rechazará o reenviará un bloque de documentación hasta que no se hayan recibido todos los registros sucesivos.
4.- El personal de la Oficina de Registro Destino comprobará que todos los ficheros pueden abrirse y que la documentación está completa y es legible. Para ello, habrá que abrir cada uno de los documentos adjuntos al asiento registral SIR que se recogen en el apartado ANEXOS:
En este punto nos atendremos a lo siguiente:
Si la documentación estuviera incompleta o corrupta, la Oficina de Registro Destino RECHAZARÁ el registro, indicando los motivos.
Antes de cualquier otra actuación que implique contactar de nuevo con el ciudadano, ambas Oficinas se pondrán en contacto para tratar de solucionar cualquier duda o problema técnico.
Si hubiera algún problema con la calidad de la documentación, la Oficina de Registro Origen deberá entonces subsanar la digitalización y, en caso de ser necesario contactar con el ciudadano (Entradas) según el procedimiento administrativo común o con la Unidad Tramitadora Origen (Salidas) para obtener de nuevo la documentación. Con ello, se creará otro asiento de registro en el que se incluirá el justificante del registro anterior y se señalará la incidencia en el campo OBSERVACIONES.