# 5.1.1. COMPROBACIONES PREVIAS A LA CONFIRMACIÓN Antes de CONFIRMAR cada uno de los registros recibidos, se realizarán las siguientes comprobaciones: ## DESTINO **1.-** En primer lugar, la Oficina de Registro Destino comprobará **si la solicitud, escrito o comunicación recibida está dirigida a alguna de las unidades del centro directivo al que está adscrita nuestra Oficina.** * **Si es así**, y tras las restantes comprobaciones que se enumeran en los siguientes apartados, se podrá confirmar el Asiento Registral. * **En caso contrario**, se comprobará: >> * **Si la Unidad destinataria de la documentación está conectada a SIR**, en cuyo caso deberá realizar un **REENVÍO** a esa Unidad. >> * **Si la Unidad destinataria tampoco estuviera conectada, pero sí lo estuviera un órgano jerárquicamente superior**, **se reeenviará a dicho órgano**, que será el responsable de hacer llegar la documentación a la Unidad de Tramitación Destino competente. >> * **Si tampoco fuera así**, se podrá realizar un **RECHAZO** al origen, indicando dicho motivo. >>>>> **NOTA: Recuerda que los registros sólo podrán ser rechazados**, si: >>>>> * Están dirigidos a Administraciones no integradas en SIR. >>>>> * No se conoce o no se puede deducir el destino al que están dirigidos. >>>>> * La documentación anexa está incompleta, errónea o defectuosa. ## FORMATO DE LA DOCUMENTACIÓN **2.-** El personal de la Oficina de Registro Destino se cerciorará si la documentación llega en formato electrónico, en formato Papel o por ambos canales. Esto lo podemos comprobar en el campo ‘Documentación Física” en la pantalla de datos detallados del registro: ![Pantalla Documentación Física](figura52.png) * Si el valor de este campo es **‘No acompaña documentación física u otros soportes’**, el usuario podrá continuar con la tramitación del registro, comprobando previamente que todos los ficheros del apartado ANEXOS pueden abrirse y que la documentación está completa y legible. >>>> **Si en el campo OBSERVACIONES se señala que la documentación también se enviará en papel, es decir, la documentación llega por duplicado en ambos formatos**, también podrá continuar la tramitación por vía electrónica, sin esperar a que llegue la documentación en papel. Es recomendable que al enviar la documentación electrónica a la Unidad de Tramitación Destino, el personal de la Oficina de Registro Destino pueda informar que posteriormente se enviará la documentación en papel para su custodia. * Si se informa en este campo el valor **'Acompaña documentación física Complementaria'**, se podrá seguir el trámite en la Unidad de Tramitación Destino, pero no se podría REENVIAR hasta que haya sido recibida toda la documentación física en la Entidad Registral de Destino. * Si se informa en este campo el valor **'Acompaña documentación física Requerida'**, cualquier operación por parte de la oficina receptora sobre el asiento intercambiado debe **esperar a que llegue FÍSICAMENTE** dicha documentación en PAPEL. >>>> **¿Qué hago si transcurren varios días hábiles desde la recepción electrónica del documento justificativo de registro de entrada en la Oficina de Registro Origen, y no acabo de recibir la documentación correspondiente en papel?** >>>> Me pondré en contacto con la Oficina de Registro Origen para cerciorarme del estado del envío: >>>> * Si el envío está en camino de forma correcta, esperaré a su recepción antes de continuar con la tramitación y, en los casos oportunos, haré constar a la Unidad de Tramitación Destino que existen entradas de solicitudes, escritos, etc., pero que aún no se ha recibido la documentación. >>>> * Si por error, la documentación en papel se hubiera dirigido a otra dirección, será la Oficina de Registro Origen la responsable de realizar las actuaciones necesarias para recuperar la documentación y hacérmela llegar. >>>> * Si por error, el envío en papel se hubiera realizado directamente a la Unidad de Tramitación Destino, esta última será la responsable de comunicármelo formalmente bien de oficio, bien a petición propia para poder cerrar el asiento. ## ¿EL ENVÍO ES ÚNICO O PARCIAL? **3.- Se comprobará si el envío es único o por el contrario forma parte de un bloque de documentación enviado en varios registros sucesivos**. Si fuera así, esto vendrá indicado en el campo RESUMEN con la anotación PARCIAL Y de X, donde Y es la posición del registro dentro del conjunto y X el número de registros del conjunto. >> Si, por ejemplo, recibiera un envío mediante dos registros sucesivos: >> * En el primer registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 1 DE 2. >> * En el segundo registro aparecerá la etiqueta PARCIAL 2 DE 2. Asimismo, en el campo OBSERVACIONES vendrá indicado REGISTRO CONTINUACIÓN DEL ANTERIOR. **IMPORTANTE: No se confirmará, rechazará o reenviará un bloque de documentación hasta que no se hayan recibido todos los registros sucesivos.** ## CALIDAD TÉCNICA DE LA DOCUMENTACIÓN **4.-** El personal de la Oficina de Registro Destino comprobará que todos los ficheros pueden abrirse y que la **documentación** está **completa y es legible**. Para ello, habrá que abrir cada uno de los documentos adjuntos al asiento registral SIR que se recogen en el apartado ANEXOS: ![Pantalla Anexos](figura60.png) En este punto nos atendremos a lo siguiente: * **Si la documentación estuviera incompleta o corrupta, la Oficina de Registro Destino RECHAZARÁ el registro**, indicando los motivos. * Antes de cualquier otra actuación que implique contactar de nuevo con el ciudadano, ambas Oficinas se pondrán en contacto para tratar de solucionar cualquier duda o problema técnico. * **Si hubiera algún problema con la calidad de la documentación, la Oficina de Registro Origen deberá entonces subsanar la digitalización** y, en caso de ser necesario contactar con el ciudadano (Entradas) según el procedimiento administrativo común o con la Unidad Tramitadora Origen (Salidas) para obtener de nuevo la documentación. Con ello, se **creará otro asiento de registro** en el que se incluirá el justificante del registro anterior y se señalará la incidencia en el campo OBSERVACIONES.